מה צריך להיות כתוב בחוזה התקשרות מול חברת ניקיון? המדריך שיעשה לכם סדר

מה כלול בניקיון הבסיסי ומה נחשב למשימה שמתבצעת רק אחת לחודש או רבעון? 

מי אמור לשאת במימון חומרי ניקוי ונייר טואלט? 

כיצד תבטיחו שהעבודה תתבצע בהתאם לציפיות שלכם? 

לפניכם עצות שחשוב מאוד ליישם עוד לפני שחותמים על חוזה עבודה מול חברת ניקיון. 

כמו בכל תחום וכמו מול כל ספק כדאי לבדוק מספר חברות, להזמין את בעל החברה אליכם למשרד על מנת שיתרשם מהמבנה וכן להסביר לו מה הציפיות שלכם ולדאוג להצעת מחיר מפורטת ביותר בכתב.

מה צריך להיות כתוב בחוזה מול חברת הניקיון?

ככל שיהיו יותר פרטים בחוזה, תמנעו יותר מחלוקות וצרות בהמשך.

מספר הפעמים בהם יתבצע ניקיון במשרד: יש לפרט את מספר הימים, כמה שעות בכל פעם ובאילו זמנים הדבר יפריע כמה שפחות להתנהלות המשרד.

האם המחיר כולל חומרי ואביזרי ניקוי ופירוט שלהם: כדאי לציין בחוזה שחובת אספקת חומרי הניקוי היא של החברה, וכי על כל חומרי הניקוי להיות בעלי תו תקן.

החריג היחיד שכדאי לכם לא לתמחר בחוזה, אלא לרכוש עצמאית הוא נייר טואלט וסבון ידיים. זאת, משום שאתם מסתכנים בשימוש בציוד זול במיוחד, ולא בתעריף אטרקטיבי.

הגדירו את משימות הניקיון ואת התדירות של הביצוע שלהן: ישנן משימות שהן בבחינת ניקוי בסיסי ועליהן להתבצע בכל הגעה של נציגי חברת הניקיון. לעומתם, יש פעולות שמבצעים רק פעם בשבועיים או פעם בחודש. חשוב לציין במפורש צ'קליסט ברור שבו יפורט בצורה מאוד מסודרת מה יש לנקות וכל כמה זמן.

נהוג שניקוי בסיסי כולל שטיפת כלים, שאיבת אבק וטאטוא, ריקון פחי אשפה וזריקתם לפח החיצוני של הבניין, ניקוי המטבח וחדרי השירותים, ניקוי יסודי של הרצפה (או הפרקט), הברקת כל דלתות וקירות הזכוכית, ניקוי מקלדות ומסכים.

לעומת זאת, יש פעולות שמתבצעות אחת לשבוע-שבועיים ואף כאלה שדרושות רק אחת לחודש. יש להגדיר זאת בהתאם לגודל המשרד ומספר העובדים בו וכמובן בהתאם לתקציב שלכם.

ניקוי יסודי של מוצרי חשמל במטבח, ניקוי פנים הארונות, ניקוי חלונות ווילונות והסרת חפצים ממדפים וניקוי יסודי של אבק בהם ואף ניקוי של הקירות עצמם. כל אלו, צריכים להיות מוסכמים ומפורטים בכתב.

ישנן פעולות שמתבצעות רק פעם-פעמיים בשנה, ולא תמיד על-ידי חברת הניקיון הקבועה של המשרד. ביניהן: ניקוי חלונות בסנפלינג, קרצוף מסיבי של הרצפה וניקוי יסודי של שטיחים מקיר לקיר.

כל כמה זמן יגיע מפקח מטעם חברת הניקיון לביקורת: לרוב ישנו סעיף פיקוח, שמחייב את חברת הניקיון לשלוח מפקח מטעמה על מנת לוודא שהעבודה נעשית כמו שצריך. ניתן לקבוע שהפיקוח יהיה אחת לשבוע או יותר, בהתאם לגודל המשרד. ככל שהמשרד גדול ובו יותר עובדים, חשוב שהפיקוח יתבצע בתדירות גבוהה יותר.

זכויות פועלי הניקוי והעסקתם כדין: בדקו כי פועלי הניקיון המועסקים מקבלים תשלום על פי חוק, ומקבלים את הזכויות המגיעות להם על פי דיני העבודה. דרשו העתק מפוליסת הביטוח, המוכיחה שפועלי הניקיון אכן מבוטחים על-ידי חברת הניקיון.

בנוסף, דרשו הצגת פוליסת ביטוח על ציוד המשרד מטעם חברת הניקיון. כך במקרה של גרימת נזק לציוד שלכם (נזק רצפת פרקט או למחשבים, למשל), חברת הניקיון תהיה מבוטחת ומסוגלת לשפות אתכם עבור הנזקים.

כך תוודאו שאתם מכניסים למשרד פועלים אמינים

חשוב לשים לב כי פעמים רבות אנשי הניקיון הם הראשונים להגיע והאחרונים לעזוב. שימו לב בידי מי נמצא המפתח לבניין ולמשרדים וכי מדובר באנשים אמינים שגם עומדים בזמנים, למשל שיפתחו את החדר בזמן ולא יצאו לפני הזמן. 

יש לוודא כי חברת הניקיון היא חברה ללא דופי בה העובדים הם אנשים שומרי חוק וכי לעסק שלכם שלום.

היו מקרים בהם חומרים רגישים היו חשופים לעיניי עובדי הניקיון ונעשה בהם שימוש לרעה, היו גם מקרים בהם עובדי ניקיון היו שותפים לביצוע עבירות או פריצות למקומות עסקים ולכן נושא זה הוא רגיש מעין כמוהו.

עוד כמה דברים שכדאי לבדוק לפני שחותמים על חוזה עבודה

הוספת שירותי שמירה: חברות ניקיון רבות הן גם חברות שמירה לכן רצוי לבדוק האם יש אפשרות לשלב את שניהם במידת הצורך לשם חיסכון במחיר.

האם יש ציוד ומכשור מתאים: בדקו האם חברת הניקיון ערוכה ומוכנה לניקיון מהסוג לו אתם זקוקים, אם למשל יש לכם שטיח מקיר לקיר במשרד יש לבדוק האם לחברת הניקיון הכלים לנקותו, אם יש לכם פרקט עליכם לבדוק האם חברת הניקיון בקיאה בתחום זה.

האם חברת הניקיון מספקת גם שירותים מיוחדים בעת הצורך (הברקה קריסטלית, שימוש במכונות פוליש).

התחילו עם תקופת ניסיון: מרבית החברות שמסכימות לתקופת ניסיון הן החברות אותן לא תרצו לעזוב.

עבודה בשעות מיוחדות: ודאו שמניין העובדים של החברה מתאימים לסוג העסק שלכם. זאת, בייחוד במקרה שהעסק פעיל אל תוך שעות הלילה, בסופי שבוע וכן הלאה. ככל שהעסק שלכם גדול יותר, חשוב לוודא שלחברה יש צוות מספיק נרחב לצורך סיפוק שירותי הניקיון כהלכה ולאורך זמן. 

אתם יכולים לדרוש תעודות יושר אם במשרד שלכם או בעסק ישנם חומרים רגישים, יש הרבה חברות ניקיון שדורשות מהעובדים שלהן להוציא תעודת יושר מהמשטרה.

אין ספק כי הדבר לא מעיד באופן מוחלט על אופיו של העובד אך הוא מספק איזו שהיא רשת ביטחון התחלתית.

דבר נוסף שאפשר לבקש מחברת הניקיון הוא אחריות על חומרים רגישים או גניבות, כמובן שאחריות זו תבוא לידי מימוש רק במידה והוכח כי אותו עובד היה קשור בצורה ישירה או עקיפה לביצוע עבירה.

ואם מתעורר חשש אמיתי יתכן ששימוש במצלמת אבטחה יוכל לסייע לכם בפתרון הבעיה לאובדן מסמכים, חומרים רגישים או יקרי ערך.