קטנה, אך חשובה: כל מה שצריך לדעת על הובלת סטודיו או קליניקה

ראשית, חשוב לדאוג לתכנון מסודר ומדויק ככל שניתן, בו תצטרכו לקבוע את שלבי המעבר, לערוך תקציב מדויק ולהיערך בצורה נכונה ללוח הזמנים הצפוי בעת המעבר ואחריו.

עבודה מסודרת ונכונה, תוביל אתכם למעבר קל ונעים עם כמה שפחות הפתעות בדרך. כל מה שצריך לדעת על העברת קליניקה, סטודיו או משרד קטן, במדריך שלפניכם.

משנה מקום משנה מזל: חשיבותו של המיקום החדש

כאמור, הכל מתחיל בתכנון נכון ולכן, השלב הראשון שאיתו תתחילו את המעבר הוא כמובן בחירת המיקום החדש. במיוחד כשהמעבר מכיל בתוכו העברה של ציוד, מסמכים וקהל לקוחות.

כך לדוגמה, חלק מהגורמים החשובים שתצטרכו לקחת בחשבון יהיו: זמינות החניות, התאמת החלל החדש לצורכי הסטודיו או הקליניקה, חיבורי חשמל ומים מתאימים ועוד..

לאחר בחירת המקום, יתחיל שלב המשא ומתן על חוזה השכירות של המקום. בדומה לדירה או בית פרטי אליו תעברו, חשוב לקרוא את חוזה השכירות בעיון ואף להתייעץ עם עורך דין במידת הצורך. במקביל, חשוב לוודא את הימצאותם של כל האישורים והרישיונות הנדרשים להפעלת העסק במיקום החדש.

ממשיכים בתכנון: כך תעבירו את מערכת התקשורת והספקים

הרי שהעברת עסק שונה מהעברת דירה ולכן, חשוב לשים דגש על מערכות התקשורת והספקים שלוקחים חלק בהצלחת העסק.

למעשה, על מנת לבצע מעבר חלק, שלא יפגע בזמינות המשרד או בקהל הלקוחות, מומלץ לסמן מראש את כל האלמנטים החשובים כמו: טלפונים, קלסרי מסמכים, אינטרנט, מסכים וכד' ולדאוג להם למיקום מסודר במקום החדש.

בקשו מהמובילים להתייחס לסימון (שיכול להיות בעזרת צבע או מדבקות) ולהוביל בצורה מסודרת את הציוד למקום המדויק. בנוסף, תוכלו להמתין במיקום החדש ועם הגעת הציוד, לחבר אותו כדי שלא לבזבז זמן פעילות בעסק.

שמירה על תקשורת רציפה עם הלקוחות והספקים בעסק היא קריטית לאורך כל תהליך ההעברה ולכן, חשוב לעדכן את כולם מבעוד מועד כדי למנוע שיבושים במעבר ובפעילות העסק.

דומים, אך שונים: מהם ההבדלים בין העברת סטודיו לבין העברת קליניקה?

סוג הציוד: בדומה להעברת קליניקה, הדורשת תכנון מסודר, כך גם בהעברת קליניקה. ראשית, חשוב להתחיל בהערכה מקיפה ככל שניתן של הציוד הקיים (מהגדול לקטן ביותר) ולסמן אותם לפי חשיבות והעדינות המתבקשת בזמן ההובלה.

בחירת זמן ההובלה: בשונה מהעברת קליניקה, היכולה להתפרס על מספר ימים (כדי שלא לאבד את קשרי הלקוחות) את הובלת הסטודיו מומלץ לבצע בסופי שבוע או במהלך חופשה. כך, ניתן יהיה להבטיח את הצלחת המעבר ואת הסידור היעיל של הציוד במקום החדש.

שמירה על הסדר הקיים: צריכים להעביר סטודיו או קליניקה קטנים במיוחד? ארזו את הציוד בארגזים מסודרים לפי חלוקת המיקומים החדשה ואמרו למובילים היכן להניח אותם במקום החדש. כך, תוכלו ליצור מעבר חלק וסידור מהיר של המקום החדש באפס מאמץ.

לא בטוחים במיקום של הדברים? ערכו סיור בסטודיו הישן (כשהציוד מונח) וצלמו תמונות וסרטון שיעזרו לכם לשמר את האווירה ואת המיקומים הקיימים (במידת האפשר). מלבד הציוד הגדול, זכרו לארוז בנפרד את כלל המסמכים החשובים, הרישיונות, כרטיסי הלקוחות וכל מידע שיש ברשותכם (וקחו אותו איתכם ברכב הפרטי).

בדיקת תקינות: ההובלה הסתיימה בהצלחה? אל תשחררו את המובילים לפני שתעברו ביחד איתכם על כל הציוד שנמצא בסטודיו (בהתאם לרשימה שערכתם מראש). כך, תוכלו להבטיח את הימצאות כלל הציוד ואת תקינותו.

בנוסף, דאגו לעדכן מהר ככל שניתן את כתובת הסטודיו או הקליניקה החדשה ועדכנו את מספרי הטלפון את דרכי הגישה בכל האתרים הרלוונטיים ללקוחות שלכם.

לפני ואחרי ההובלה: כך תעשו את זה נכון

כדי להבטיח הובלה קלה ומהירה, תצטרכו לחלק אותה ל-2 שלבים עיקריים: לפני ואחרי. למעשה, ככל שתתארגנו מספיק זמן מראש, כך תוכלו לבצע הובלה יעילה.

כבר לאחר סגירת החוזה מול חברת ההובלה, התחילו לתכנן את המרחב החדש אליו אתם עוברים. נסו לנצל בצורה מיטבית את החלל ולעצב אותו בצורה שתשרה אווירה טובה ונעימה.

במקרים שבהם המקום דורש שיפוץ, הקפידו לבצע אותו מבעוד מועד כדי שתוכלו להיכנס למקום החדש ללא בלאגן ולכלוך.

במהלך ההובלה והפריקה, היו נוכחים כדי לוודא את השמירה על הציוד שלכם. בדקו את המיקומים שבהם הונח הציוד וודאו שהכל עובד כשורה.

בסיום ההובלה והמעבר, חשוב להתחיל ולקבל את קהל הלקוחות בכמות קטנה כדי לבחון את המקום החדש ואת ההתאמה שלו לעסק.

ניסיון ומקצועיות: כך תבחרו את חברת ההובלה

בחירת חברת הובלות היא בחירה חשובה שחייבת לכלול בתוכה את ניסיון החברה, את המקצועיות ואת העמידה בזמנים. כמובן, אל תשכחו לוודא את הביטוח של חברת ההובלה וודאו שהוא אכן מכסה את הציוד שלכם באופן מלא.

עוד לפני תאריך ההובלה, חשוב לקיים פגישה מקדימה עם חברת ההובלות בה היא תוכל להעריך את כמות הציוד, את רגישות ההובלה ולתאם מולכם ציפיות. בשלב זה, נכון יהיה לערוך רשימה מסודרת שתכלול בתוכה את כל הציוד (גם הקטן והשולי).

במקרים שבהם לא הצלחתם להסתדר על אריזה וציוד מתאים, תוכלו לבקש מחברת ההובלה קרטונים ואף להשכיר את שירותי האריזה שלהם. את האריזה חשוב לערוך בצורה מסודרת (על פי סדר הפריקה) כדי להבטיח הובלה מהירה ויעילה.

ביום ההובלה, דאגו להשאיר נציג מטעמכם במקום החדש. כך, שתוכלו לקבל את הציוד בזמן אמת, לעבור עליו על פי הרשימות ולהיות בראש שקט.