כל הדרך למשרד החדש: כל מה שחשוב לדעת על הובלת משרדים

מעבר של משרדים יכול להיות מעיר לעיר או מנקודה אחת בתוך העיר לנקודה אחרת. כך או כך, תצטרכו לעשות את זה בצורה מסודרת ואל מול חברת הובלה מקצועית שתוביל את הציוד המשרדי שלכם בבטחה ותמזער את התקלות ככל שניתן. 

בשונה מהובלה של בית פרטי, הובלה של משרד עלולה להיות מעט יותר מבלבלת ומסובכת. מאיפה מתחילים לארוז? אילו דברים הכי חשוב לקחת ואיך הופכים את ההובלה לקלה עבור העובדים והלקוחות כאחד? כל התשובות. 
 

התכנון קודם לכל: כמו בהובלת דירה כך גם בהובלת משרד

תכנון נכון ומסודר הוא הכלי העיקר שאיתו אתם צריכים לנהל את הובלת המשרד. את תהליך המעבר וחיפוש המובילים חשוב לתכנן כ-3 חודשים לפחות מתאריך היעד משתי סיבות עיקריות: חלוקת משימות שונות ותחומי אחריות בקרב העובדים ותכנון נכון של כל הציוד והריהוט שאתם רוצים (וצריכים להעביר) איתכם למשרד החדש.

ככל שתערבו יותר את העובדים בתהליך המעבר, כך הם יוכלו לעזור ולנהל את המשימות בשטח. את התכנון התחילו ברשימה מסודרת שתפרט את כל הציוד הקיים לכם (כתבו הכל, כולל מדפסות וכיסאות) והתחילו לסמן את הציוד הרלוונטי שאתם חייבים לקחת איתכם. 

סביר להניח, שלא תקחו איתכם את כל הציוד. ולכן, ככל שתקדימו ותשאירו אצלכם את הציוד הרלוונטי בלבד, כך תוכלו לארוז בצורה יעילה יותר ואפילו לחסוך כסף בהובלה (שיכולה להפוך לקטנה הרבה יותר ממה שחשבתם). 

שמרו על איכות הסביבה: מחזרו ציוד ישן

אחרי שערכתם רשימה מסודרת ומיינתם לתוכה את כל הציוד הקיים - זה הזמן להיפטר מציוד ישן. והדרך היעילה והטובה ביותר (בעיקר לסביבה) היא באמצעות מחזור. החלטתם לשדרג את הציוד המשרדי ולהחליף את המסכים והמחשבים? קחו את המסכים והמחשבים הישנים ודאגו לתרום אותם (אחרי שאתם מוחקים את כל הנתונים של החברה כמובן). 

כך, תוכלו להפוך את הובלת המשרד לתרומה חשובה שתיתן לכם הרגשה טובה ותעניק סביבת עבודה או לימודים למקומות שצריכים אותה. את כל המידע והנתונים תוכלו למחוק בעזרת חברות אלקטרוניקה שמציעות מדריכים מפורטים שמיועדים למחיקת נתונים במחשבים, בטבלטים או בטלפונים הישנים של החברה.

הודעה מראש: אל תשכחו ליידע את קהל הלקוחות

תאריך ההובלה ושינוי המשרדים צריך להיות ברור לא רק לעובדים השונים אלא גם ללקוחות שלכם. כיוון ולא תוכלו לסגור את שירותי המשרד לזמן בלתי מוגבל, חשוב שתיקחו בחשבון את קהל הלקוחות שעתיד להרגיש בשינויים ועיכובים בטיפולים השונים עקב מעבר המשרד למקום החדש שלו. 

כדי לייעל את המעבר, תוכלו לתת מענה חירום שיפעל בזמן המעבר ויתנן על ידי אחד העובדים במייל או בשיחות טלפוניות. כך, תבטיחו המשך פעילות תקינה של המשרד ומינימום פגיעה בקהל הלקוחות בזמן המעבר. 

דבר חשוב נוסף שיכול להשפיע על זמינות העסק הוא הכתובת החדשה. אנו ממליצים לכם לעדכן את הכתובת באתר ובמנועי החיפוש עוד לפני השלמת המעבר. כך, תוכלו להיות בטוחים שהמידע עבר ללקוחות השונים (הקיימים והפוטנציאליים). 

איך בוחרים חברת הובלה?

ישנן לא מעט חברות הובלה בשוק ותתפלאו, אבל לא כולן עוסקות בהעברת משרדים וחללי עבודה. לכן, הדבר הראשון שעליכם לבדוק מול חברת ההובלות היא שאכן מדובר בחברה שמתמחה גם בהובלות של משרדים. חברת הובלות כזאת תדע לבצע את כל עבודות הפירוק וההרכבה של הרהיטים והציוד המשרדי שלכם. בשונה מהובלת דירה, בהובלת משרד כמות הציוד המשרדי והריהוט גדול בהרבה והוא דורש פירוק נכון והרכבה בחלל החדש. 

פרמטר נוסף שחשוב לבדוק מול חברת ההובלה, הוא גודל המשאית או רכב ההובלות. חשוב לוודא מולם שהמשאית גדולה ורחבה מספיק כדי שכל הציוד שייכנס אליה לא יוכנס בצפיפות וייפגע בטעינה, בפריקה או בזמן ההובלה. 

ציוד וריהוט משרדי הוא יקר ערך ולכן, חשוב שתוודאו את סוג הביטוח שיש לחברת ההובלות ומה היא מכסה במידה של נזק. וודאו מול חברת ההובלה שהיא מסוגלת לספק לכם ביטוח מקיף ושיכלול בתוכו את כל העלויות של הציוד במקרים של פגיעות או בעיות שיקרו במסגרת ההובלה. 

ביקור מקדים כתנאי חובה: אל תקבלו הצעות מחיר טלפוניות

במסגרת הובלות של דירות פרטיות, הביקור המקדים הוא אופציה שיכולה לעשות לכם סדר בבלאגן ולהכין טוב יותר את המובילים לקראת העבודה. אולם, כאשר מדברים על הובלת משרד או עסק, על הביקור המקדים להיות תנאי חובה והסיבה לכך היא דיוק ההובלה והצעת המחיר שתקבלו. 

רק במסגרת ביקור מקדים תוכל חברת ההובלות להבין את גודל המעבר, גודל המשרד, היכן נמצאת החנייה הקרובה ביותר ואת כמות הציוד שעליה לפרק ולהעביר למקום החדש. אחרי חישוב מלא תוכלו לקבל הצעת מחיר מדויקת שלא תפתיע אתכם ביותר המעבר או שתשתנה ביום ההובלה. 

בקשו מחברת ההובלות לייצר לכם רשימה מספרית של כל הציוד ואת התמחור של כל רהיט (מבחינת פירוק והרכבה). במידה וביקשתם מחברת ההובלה להגיע אליכם לביקור מקדים והיא מתנגדת, המשיכו בחיפושים ואל תתפשרו! הביקור המקדים הוא זה שיקבע איך תיראה ההובלה וכמה היא תעלה לכם.

יש לכם הרבה ציוד והמשרד בשיפוצים? אחסנו את הציוד

במסגרת תכנון המעבר וההובלה ייתכנו מצבים של שיפוצים במבנה החדש אליו אתם עוברים. במצב כזה, תצטרכו לאחסן את הציוד כדי להבטיח שכולו יעבור בצורה חלקה למבנה החדש. איפה מאחסנים? במחסנים ייעודיים או מכולות מתאימות. תוכלו לברר תחילה את שירותי האחסון מול חברת ההובלה עצמה או לפנות למחסני אחסון. 

לפני שאתם מאחסנים את הציוד, וודאו שיש לחברת האחסון רישיון עסק, היתרי בנייה ואישור תקף ממכבי אש. מסמכים אלו חשובים מאוד ויעזרו לכם להבין שחברת האחסון שאליה פניתם היא חברה מקצועית שתצליח לשמור על הציוד שלכם בטוח לזמן ארוך. מעבר לכך, בדקו גם את הנגישות לציוד ואת הימים ושעות הפעילות ובחרו את החברה שתענה על הצרכים שלכם בצורה הטובה ביותר.